O Facility Management é um novo modelo de negócio que parece que vem para ficar. São empresas que pretendem facilitar a vida aos donos dos edifícios e gerir desde os elevadores, ao catering e à eficiência energética. São elas que vão monitorizar e recolher toda a informação e contratar as várias especialidades, entre elas a engenharia. Pedro Branco Ló, presidente da Associação Portuguesa de Facility Management (APFM), conta como tudo se vai processar.
A APFM representa uma actividade ainda difícil de explicar?
APFM aparece pela importância da gestão dos edifícios. A actividade de Facility Management (FM) está centrada na gestão dos edifícios e nas suas instalações, nomeadamente na sua condução e exploração enquanto suporte das actividades core das organizações. E tem como propósito ser facilitadora dos processos de negócio e, ao mesmo tempo, estar focada nos ocupantes e colaboradores dessas organizações. Ou seja, o FM é o veículo para que se consigam gerir os edifícios de uma forma eficiente e voltada para os colaboradores, no sentido de aumentar o seu bem-estar e, por consequência, a produtividade.
Quando falamos em gestão de edifícios, estamos a falar de muitas coisas.
Estamos a falar de gestão de espaços e instalações, de forma a facilitar os processos de negócio que se desenvolvem nos ambientes construídos. Podem ser edifícios residenciais, de escritórios, estádios de futebol, hospitais, aeroportos… Ou seja, nos locais onde se desenvolvem actividades ou onde as pessoas se encontram, há a necessidade de termos, por trás, uma série de serviços associados que garantem a funcionalidade do espaço e instalações.
Podemos dizer que as empresas vossas associadas são gestoras de edifícios em todas as suas componentes? Ou seja, podem fazer uma gestão integral?
Nós temos duas visões desta actividade. Uma engloba os proprietários dos edifícios e a outra os seus ocupantes. Os nossos associados são as empresas que têm património edificado e o rentabilizam nas diversas actividades económicas. E as empresas que prestam serviços de forma integrada ou de forma individualizada para que esses edifícios funcionem na sua plenitude com eficácia e, ao mesmo tempo, com eficiência de recursos. É neste binómio “custo/disponibilidade” que encontramos a optimização da gestão dos edifícios.
Se nos concentrarmos na energia e na climatização, esta actividade requer um conhecimento especial para as questões da eficiência, desempenho energético, redução dos custos, conforto, etc.
Não há dúvida de que uma das nossas preocupações fundamentais está na redução e optimização dos custos de ocupação dos edifícios ou dos ambientes construídos, o que envolve também a redução de recursos com a utilização de energias limpas e renováveis, tendo em vista a sustentabilidade económica e ambiental.
São realizadas auditorias energéticas?
Hoje, verificamos que não há edifícios inteligentes. Há gestão inteligente de edifícios e para se fazer esta gestão inteligente dos edifícios é necessário um conjunto de tecnologias e ferramentas que permita monitorar o edifício de uma forma contínua em tempo real e, aqui, a “sensorização” e a Internet of Things (IoT) têm um papel essencial.
Os associados que prestam estes serviços têm o suporte de equipas de engenharia especializadas nestes temas? O que é tipicamente o mais comum em termos de operações?
A gestão inteligente começa logo na arquitectura dos edifícios. O FM integra todos os serviços de suporte ao funcionamento dos edifícios, incluindo também as questões da sustentabilidade e da eficiência energética. Claro que os edifícios deveriam, logo na sua concepção, ser dotados de infra-estruturas e sensores que permitissem recolher os dados necessários para a sua condução e exploração optimizada e, muitas vezes, não seguem esse caminho. A realidade é que, muitas vezes, isso não acontece.
E, nesses casos, o que fazem?
Era interessante fazer um levantamento que nos permitisse saber quantos edifícios “cegos, surdos e mudos” é que temos. Falo de edifícios que não têm qualquer relação com os seus utilizadores e estou convencido de que são mais de 70 % do parque edificado em Portugal. Tive a oportunidade de acompanhar um projecto europeu centrado na Eficiência Energética que foi conduzido pela Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto em que foi realizada a avaliação dos consumos de energia num conjunto de edifícios de várias utilizações com prevalência para os edifícios de escritórios. O objectivo estava em saber o peso dos consumos energéticos. Chegou-se à conclusão de que mais de 60 % da energia era consumida na área do AVAC (Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado). E, por isso, é importante começar por nos dedicarmos aos maiores consumos, de forma a atingir as maiores poupanças e, também, as chamadas “Quick Wins”.
Daí a minha pergunta sobre as auditorias, no sentido de perceber se, quando uma empresa de FM entra num edifício, arranca logo com esse levantamento…
Esse levantamento é fundamental. Mas não há auditorias que sejam muito efectivas se não tiverem associadas um processo de recolha de informações em tempo real e de forma contínua, o que valoriza ainda mais os sistemas de automação e monitoramento que permitem fazer as auditorias de forma permanente e em condições reais de funcionamento.
Depois de serem implementadas medidas para melhorar os sistemas ou a substituição de equipamentos?
Se forem implementadas. O monitoramento é o ponto de partida e, hoje em dia, estes sistemas disponíveis estão já muito acessíveis e são de fácil implementação. Permitem-nos medir quer o consumo geral dos edifícios, quer o consumo pelas suas famílias de equipamentos ou pelos usos efectivos de energia, os tipos de utilização final. Estamos a falar da iluminação, dos sistemas de AVAC, dos computadores… Em todos os tipos de equipamentos, é possível fazer essa caracterização de consumos e medição. A substituição de equipamentos poderá, assim, ser sustentada na interpretação de dados de consumo e de performance dos sistemas.
As empresas de FM podem também ser responsáveis pela manutenção e operação dos edifícios. Trata-se de um conceito chave-na-mão relativamente novo. Há muitas empresas a fazer este trabalho?
Há poucas. Há muitas empresas a prestar serviços de forma mais individualizada. Serviços à peça. Só de limpeza ou só de manutenção eléctrica, por exemplo. Em termos de integração, a actividade pode ser feita nas instalações em causa que, para o efeito, cria um departamento de FM e que vai olhar para todas estas questões de uma forma holística. Ou pode ser contratada uma entidade que tem essa competência e essa capacidade. Nós representamos todas as empresas, desde as que fazem apenas a manutenção de elevadores, ou dos equipamentos de AVAC, até ao catering, assim como as que oferecem serviços integrados com uma componente de gestão e coordenação associada aos serviços operacionais.
“É importante que se diga que, muitas vezes, as reduções de custos não são possíveis. Se olharmos só para o custo, e esse foi o problema desde 2011 a 2016, não chegamos a melhorias efectivas na gestão dos edifícios. Os cortes nos custos dos serviços não apontam para a eficiência… É puro engano”.
O facto de as empresas que prestam serviços globais serem ainda poucas poderá ter a ver com o facto de este ser um negócio recente? Não será difícil uma actividade que toca vários instrumentos ao mesmo tempo?
É um negócio muito novo. Ainda há pouco awareness desta actividade, que tem como propósito acompanhar o dia-a-dia da utilização dos edifícios, com benefícios para os ocupantes. Tem de haver um primeiro desbloqueador desta questão por parte da actividade de FM para que, depois, todos os outros serviços se sigam e continuem diariamente.
Poderá haver alguma desconfiança em entregar todo este trabalho a uma só empresa?
Ainda não há a sensibilidade para ver os benefícios de sinergias de uma gestão integrada e o que continua a acontecer é a prestação de serviços de uma forma parcial em 20 ou 30 entidades diferentes. Ainda não há também, da parte do mercado, um número suficiente de empresas que ofereça serviços integrados. A associação preocupa-se muito com a formação dos Facility Managers, que são as pessoas que olham para os vários serviços e, ao mesmo tempo, têm também de olhar para cada uma das suas actividades específicas. Os edifícios são diferentes e só com um conhecimento profundo do edifício e do negócio das organizações ocupantes se consegue fazer o match entre a parte física e a parte organizacional.
As empresas que, entretanto, começaram a aparecer têm como foco os edifícios de serviços como escritórios?
O objectivo das empresas é vender serviços e querem vendê-los onde têm profundo conhecimento. As empresas de manutenção, por exemplo, estão a alargar os seus serviços à limpeza, ao catering, ao vending… E esta é uma tendência, a de alargar o negócio às várias actividades. E, para isso, vão comprando empresas ou fazendo parcerias que vão juntando nos seus contratos. Há uma empresa no nosso mercado que foi pioneira, a TDGI, que nasce da Teixeira Duarte para a gestão dos edifícios, na altura, do Lagoas Park, e que, depois, acabou por ganhar competências e autonomia. Hoje, vende gestão integrada de serviços, tal como a Manvia, a Ferrovial Serviços… Sendo estas as mais antigas, entre outras.
Acha que é um mercado que vai crescer?
Claramente, esse crescimento já se verifica em toda a Europa há mais de dez anos. As empresas estão a tomar consciência de que têm benefícios em olhar para as suas instalações globalmente e em eliminar ineficiências e desperdícios, de forma a atingir poupanças efectivas e duradouras. A tecnologia e a automação dos edifícios estão muito desenvolvidas e os edifícios estão cada vez mais carregados de sensores que recolhem dados em contínuo, o que envolve IoT e Big Data. Mas a questão que se coloca é: o que fazer com toda essa informação? Podemos dizer que o futuro passa pela interpretação dos dados e o seu cruzamento com a ocupação dos edifícios, o que o FM faz melhor do que ninguém, de forma a controlar as instalações e aplicar a informação ao serviço dos ocupantes.
Quando falamos em vending ou catering, estamos a falar de outra coisa. Quando falamos em eficiência e em desempenho, na redução de custos, no conforto, etc., estamos a falar de especialidades, como a arquitectura ou a engenharia.
Tem de haver todo esse conhecimento, mas é fundamental que haja também um maestro dentro da organização, uma equipa que saiba exatamente onde estão os problemas e que contrate os especialistas para os resolver, caso a caso. O conhecimento profundo sobre o negócio da organização e os sistemas e tipo de equipamentos, ou a forma mais adequada de distribuição do espaço são questões fulcrais a que se seguem outras também muito importantes. É preciso saber distinguir os serviços associados ao espaço e instalações dos serviços disponibilizados à organização/pessoas. O FM tem de saber combinar as duas vertentes. O FM não é mais do que uma entidade que encabeça os serviços e lidera uma equipa que vai satisfazer os requisitos do seu cliente/ocupante, através de um leque variado de serviços disponibilizados no mercado. Isto pode ser, no limite, desempenhado por uma organização única que tem esta componente de gestão, mas, também, a componente da prestação de serviços. Mas são duas coisas diferentes. Uma coisa é a gestão e a coordenação da responsabilidade da organização ocupante, outra é a prestação dos serviços operacionais. Repare, a área do AVAC é para o FM tão importante como a definição do layout da disposição dos espaços e da organização entre os vários departamentos numa empresa. O que não significa que as equipas de FM não estejam profundamente empenhadas em conhecer a realidade energética e apresentar medidas de melhoria desenvolvidas por especialistas. Agora, todas as áreas são importantes neste negócio. Fazemos o levantamento de todos os dados, interpretamos e encontramos caminhos no sentido da eficiência em todas as áreas de intervenção. A nossa preocupação fundamental é, assim, facilitar as actividades core das organizações e assegurar o bem-estar das pessoas, o que tem, como produto final, o aumento da produtividade individual e do resultado das organizações.
Na realidade, as empresas de FM pretendem substituir-se à figura do gestor do edifício que tem existido nos mais variados domínios?
Exactamente. Sempre com o foco na racionalidade dos custos e na funcionalidade do espaço que necessariamente estão ligadas. Uma das competências do FM é a gestão da energia. Essa iniciativa pode ser do FM, mas tem de ser implementada com a administração da empresa e com o proprietário do edifício. Há necessidade de criar essa equipa no seio da organização.
E quem contrata essas equipas de especialistas, neste caso, de engenheiros habilitados a tratar das questões energéticas?
São as nossas equipas, tipicamente. Fazemos desde a contratação das empresas de manutenção de elevadores, da equipa responsável pela optimização do espaço, até à equipa responsável pela gestão da energia. É este o papel e responsabilidade do FM. A gestão e eficiência energética começam por uma auditoria feita por especialistas. O FM dá o pontapé de saída, identifica-se o problema, enquadra-se a informação e sugere-se a solução, falando de forma simplista, evidentemente.
Estamos a falar de muitas áreas…
Repare que uma grande fatia de custos, senão a maior, está no m2 que é ocupado. Se conseguirmos reduzir e optimizar esta ocupação, temos poupanças enormes para o cliente até porque essa redução reflecte-se em todas as áreas, como é o caso dos custos energéticos, de arrendamento, de limpeza, de manutenção, etc.
E como são remuneradas as empresas de FM? No caso de energia, podem sê-lo com base nas poupanças obtidas, por exemplo?
Podem. Nós não fugimos das práticas do mercado, que frequentemente são baseadas no valor das poupanças alcançadas, embora valorizemos mais os efeitos na melhoria dos processos de gestão e controlo.
“Chegamos a 2,5 mil milhões de euros como valor de mercado. Se abarcarmos todo o potencial, podemos estimar em 5 mil milhões de euros. Há publicações que apontam a actividade FM para valores de 5 % do PIB”.
Vai haver mais negócio nos próximos tempos?
Muito mais, certamente. Temos registado um crescimento no número de profissionais de FM que estão já capacitados e que têm formação adequada. Já estão aptos para oferecer um serviço abrangente e direccionado a realidades organizacionais diferenciadas e específicas.
Quais os edifícios mais apetecíveis para as empresas de FM?
Todos. Todos os edifícios têm de ser geridos. Alguns são mais difíceis ou porque estão mais obsoletos e não têm tecnologia ou por outra qualquer razão. É sempre possível começar por incorporar tecnologia indispensável à obtenção de informação e indicadores. Esta primeira monitorização permite-nos, depois, avaliar, criar estratégias e intervir com propostas de melhoria contínuas em todos os sectores. O FM tem esta característica que é a de estar presente nos edifícios no dia-a-dia e olhar para a jornada do utilizador. Há uma sensibilidade muito maior por parte dos CEO e da gestão de topo das empresas para que exista uma procura deste tipo de serviços de gestão ou de consultoria. Mas é importante que se diga que, muitas vezes, as reduções de custos não são possíveis. Se olharmos só para o custo, e esse foi o problema desde 2011 a 2016, não chegamos a melhorias efectivas na gestão dos edifícios. Os cortes nos custos dos serviços não apontam para a eficiência… É puro engano.
As empresas estão conscientes das mudanças que, de certa forma, já começaram? Estou a referir-me a um conjunto de novas formas de actuação nos edifícios onde se passa a incluir factores como a mobilidade eléctrica, as renováveis, os “nearly zero energy buildings”. A gestão da energia naquilo que eram os padrões que conhecemos vai ser totalmente diferente daqui para a frente.
Há essa obrigatoriedade já para 2020 para todos os novos edifícios. Essa visão é determinante, mas é uma vertente que orienta o projecto dos novos edifícios. Os promotores e proprietários sabem que os edifícios têm de ser sustentáveis e que concorrem com outras ofertas no mercado. Se pensarmos nos edifícios do sector terciário que é ocupado por empresas de serviços, não há dúvida nenhuma de que, cada vez mais, o preço das rendas tende a ser uniformizado. Estas questões prendem-se com a gestão de activos, os edifícios, e os ocupantes, hoje em dia, querem este tipo de infra-estruturas mais sustentáveis e confortáveis. A necessidade de consumo de energia vai ser compensada “in house”, pelas energias renováveis, e isso é um factor que, a prazo, deixará de ser diferenciador. Vai passar a ser obrigatório, o que condiciona os edifícios existentes a ter de melhorar o seu desempenho.
Em primeiro lugar, o edifício tem de incorporar a suficiência energética do ponto de vista térmico e construtivo, de forma a minimizar a energia necessária ao seu funcionamento. A sustentabilidade começa aqui.
Nós sabemos que os edifícios são consumidores. Há estudos de benchmarking que nos dizem quanto gasta um edifício de serviços por m2. Não temos outra hipótese senão injectar energia no edifício. Posso injectar menos energia se ele estiver mais bem isolado, orientado, se tiver melhores sombreamentos ou equipamentos mais eficientes. E, depois, vamos compensar com medidas que passam pelo solar térmico e fotovoltaico ou pelos sistemas eólicos e outros – energias limpas e renováveis.
Essa obrigatoriedade e até a pressão do mercado a funcionar vão forçar a que as coisas comecem a acontecer mais rapidamente. Uma boa oportunidade para as empresas de FM?
Não vai existir outra alternativa, porque a legislação a isso obriga e isso é bom para todos. Mas temos de actuar também noutras vertentes como a dos ocupantes. Temos de ser muito mais sensíveis na arquitectura dos edifícios, que tem de ser mais amiga do ambiente e mais virada para os aspectos passivos. Infelizmente, ainda não existe a preocupação de integrar o FM no início dos projectos. A consultoria de alguém que tem esta visão integrada da utilização dos edifícios ainda não é muito aproveitada. No caso dos hotéis, muitas vezes, acontece, por exemplo, existirem pavimentos desadequados à sua utilização. E isso tem impactos enormes na limpeza que acaba por ser uma actividade determinante para o negócio.
Estamos a falar de um negócio que vale quanto? Onde é mais forte?
O FM nasce nos EUA. É importado para a Europa e, hoje, é no Norte da Europa que tem mais expressão. Temos uma Federação que congrega todas as associações europeias, as academias e os profissionais. Tentamos partilhar a investigação que é feita. Até porque esta actividade tem também uma vertente académica há mais de 30 anos e que tem vindo a evoluir. Há muita coisa publicada e muita informação disponível, o que facilita o nosso trabalho. A nossa função, enquanto associação nacional, é exactamente divulgar a actividade, formar os profissionais, introduzir as normas europeias cá e reconhecer a profissão. Um trabalho que estamos a fazer há mais de dez anos. Esta actividade está muito consolidada no Norte da Europa, mas já está a migrar para o Sul. A presença de muitas multinacionais no nosso país tem contribuído para que haja uma maior sensibilidade sobre estes temas. No ano passado, foram publicadas as normas ISO da série 41 000, que regulam os Sistemas de Facility Management, e que vieram, assim, culminar este percurso do FM, reconhecendo a importância da actividade nas diferentes geografias e a internacionalização desta disciplina.
Temos valores de mercado?
Já fizemos alguns estudos de mercado referentes aos anos de 2013, 2014 e 2015 e estamos a concluir um segundo para 2016 e 2017, mas apenas conseguimos apanhar a fracção dos serviços que é realizada em regime de outsourcing. Chegamos a 2,5 mil milhões de euros como valor de mercado. Se abarcarmos todo o potencial, podemos estimar em 5 mil milhões de euros. Há publicações que apontam a actividade FM para valores de 5 % do PIB. Vão aparecer muitos edifícios de serviços novos. Há muitos projectos em pipeline e que só saem do papel quando já têm clientes para a sua ocupação, como foi o caso da sede da Vodafone em 2001.
A procura é grande neste momento, sobretudo, para os escritórios.
É, mas, de facto, os investidores não avançam sem terem os contratos de ocupação já firmados e essa é uma prática que já se começa a instalar também em Portugal. Ou seja, a engenharia de financiamento do projecto é feita já com base na ocupação dos edifícios a longo e os prazos rondam, no mínimo, os dez anos. Parece que já existem bastantes contratos fechados e vários edifícios a passar do papel à realidade, o que nos deixa muito confiantes no futuro dos Facility Managers.
